Uno de los elementos más importantes al trabajar con equipos de trabajo es desarrollar una buena comunicación. Para muchas personas esto es un tema trivial y sin mayor complejidad, sin embargo muchos fracasos empresariales se deben a errores de este aspecto.
Cuando hablamos de comunicación hay que hacer una diferencia entre mecanismos formales e informales, ambos igual de relevantes y que se deben manejar de la mejor forma posible.
Revisemos una situación: las charlas de seguridad de 5 minutos. Esto es una herramienta utilizada por muchos supervisores y jefes de área para recalcar algún tema al inicio de la jornada de modo que permita obtener mejoras a través de la repetición de un mensaje claro. Sin embargo no siempre se obtienen buenos resultados. Pensemos en que el personal no llega a la hora -de modo que ya perdemos 15 minutos para comenzar-, además consideraremos que no prestan la atención necesaria y que incluso el orador no es el indicado. ¿Llega a buen puerto esta comunicación formal?... Claramente no funciona y hay que mejorar estas instancias.
Consejo 1: Un aspecto fundamental de la comunicación formal es establecer objetivos claros y conocidos por todos -por ejemplo remendar situaciones que suponen riesgos de seguridad-; cuando esto ocurre, el personal presta mayor atención y por ende se consiguen mayores beneficios grupales. Además hay que ser concisos para que el mensaje sea claro y no se preste a otras intepretaciones, es decir que no genere ningún tipo de rumor o de conversaciones de pasillo que modifican el mensaje.
Consejo 2: Cuando establecemos la comunicación, debe existir una retroalimentación para confirmar que estamos trabajando en el mismo canal e incluso para saber que la otra persona aceptó la instrucción. Esto es un tema clave en donde comúnmente hay fallas.
Consejo 3: Mantener registros de la comunicación es casi tan importante como el mensaje mismo. En experiencias personales me he visto involucrado en reuniones de 1, 2 y hasta 3 horas en donde no hay resolución de conflictos ni toma de decisiones, por tanto lo que en un comienzo era una instancia de formalizar tratados termina siendo una clara señal de mala comunicación -y de pérdida de tiempo valioso en la empresa-.
Consejo 4: Evite por todos los medios la generación de rumores o conversaciones de pasillo, sobretodo en etapas de crisis. "Escuché que tal persona será desvinculada..." o "me dijeron que la empresa no atraviesa un buen momento" sólo aumenta la entropía en un grupo de trabajo y muchas veces es necesario hacer una comunicación grupal para desmentir dichos rumores y focalizar el trabajo.
Todos los aspectos de la comunicación (formal e informal) son muy valiosos y necesarios en las empresas, pero también hay que ser conscientes de controlar las emociones del equipo. El uso de redes sociales, comunicaciones sin registros o los rumores pueden ser una buena instancia para escuchar el sentir de la organización... cuando no son capaces de hablar en forma directa, podemos pensar que la informalidad es una instancia para levantar temas en forma grupal.
